Comment obtenir un visa culturel au Japon sans COE ?

C’est officiel, j’ai récupéré mon visa de stage aujourd’hui à l’ambassade du Japon. Il s’agit d’un visa de 6 mois que j’ai obtenu sans garant et sans COE.

Si vous voulez effectuer un stage non rémunérée ou indemnisé d’une durée inférieur à 90 jours, vous n’avez pas besoin de visa, votre visa touriste suffit amplement !

En fait, il y a 2 procédures pour obtenir un visa de stage de longue durée (plus de 90 jours). La première et la plus simple consiste à se présenter à l’ambassade du Japon avec un COE (Certificate Of Eligibility), le formulaire de demande de visa, une photographie et votre passeport et le tour est joué !!

C’est l’entreprise d’accueil qui s’occupe de vous délivrer le fameux COE dont vous devez présenter l’original à l’ambassade. Le COE est obligatoire pour les stages rémunérés et surtout si vous effectuez un stage sans convention et dans ce cas sans être étudiant !

Néanmoins fournir un COE implique beaucoup de démarches pour une entreprise et des frais supplémentaires, c’est pourquoi de nombreuses entreprises ne veulent pas se prendre la tête à fournir un COE et préfèrent donc ne pas prendre de stagiaires !

Et c’est ainsi que beaucoup de postulants pour un stage au Japon baissent les bras une fois qu’on leur refuse le fameux COE.

Mais il y a une deuxième procédure pour l’obtention du visa de stage, que beaucoup ne connaissent pas, il s’agit de la procédure sans COE, autrement dit la procédure du parcours du combattant car il y a un tas de documents à réunir !

C’est donc cette procédure que je vais vous expliquer en vous apportant des précisions et des conseils 😉

Obtenir son visa de stage au Japon sans COE

ambassade

Il va falloir rassembler un tas de documents et pour certains l’original est exigé ! En rouge, je vous mets les documents obligatoires qui constituent les pièces maîtresses sur lesquelles l’immigration va se fonder pour prendre sa décision pour vous délivrer le visa de stage !

1) Le formulaire de demande de visa que vous pouvez télécharger ici. Le formulaire doit être complété en anglais uniquement et comporter les mêmes signatures que sur votre passeport ! Vous trouverez un modèle explicatif pour remplir le formulaire ici.

En cas de doute sur la façon de compléter ce formulaire, veuillez laisser libre les champs concernés et vous adresser directement au préposé des visas, au moment du dépôt de votre demande.

2) 1 photographie d’identité (format 35cmx45cm accepté) de bonne qualité datant de moins de 6 mois à coller sur le formulaire.

Les photographies d’identité scannées /imprimées via une imprimante ne sont pas acceptées.

Elles doivent laisser apparaitre la tête entière.

3) Passeport original en cours de validité (non biométrique accepté)

4) Titre de séjour (sauf membres de l’Union Européenne) accompagné de sa photocopie recto-verso

5)  Certificat de scolarité

6) Convention de stage tripartite. C’est le document le plus important pour la procédure de demande de visa !

La convention doit comporter les signatures et cachets originaux de l’université française et de la structure d’accueil japonaise ainsi que la signature du demandeur de visa.

Les copies et les scans ne sont pas tolérés. Il va donc falloir que votre entreprise japonaise, vous retourne votre convention de stage signée et cachetée par courrier. C’est exactement ce que j’ai fait et j’ai demandé à ce qu’on m’envoie ma convention par chronopost (EMS).

7) Attestation de l’établissement scolaire français indiquant que le stage est obligatoire pour l’obtention du diplôme et le nombre de crédits (ECTS) dévolus à ce stage (en-tête et cachet obligatoire). Pour ce document, il faut voir avec votre bureau de stage ou votre scolarité. Il n’est pas vraiment obligatoire mais disons qu’il vient appuyer et soutenir votre demande de visa en cas de doute sur votre convention de stage.

8) Descriptif complet du cursus précisant les unités de cours nécessaires à l’obtention du diplôme ainsi que les
crédits ECTS qui leur sont dévolus.

9) Document(s) présentant la liste complète des différents crédits (ECTS) déja obtenu (bulletins de note acceptés).

10) Lettre d’acceptation de la structure d’accueil au Japon comprenant un descriptif précis des activités du stage, les horaires et jours de présence du stagiaire au sein de l’entreprise ainsi que les conditions financières et autres avantages (à préciser même s’il n’y en a aucun.).
Cette lettre doit obligatoirement comporter l’en-tête et le sceau de l’entreprise.
Dans le cas où le signataire de la lettre ne serait pas le directeur (PDG) de la structure d’accueil, un certificat de travail du signataire de la lettre devra obligatoirement accompagner la dite lettre (sceau obligatoire).

Ce document constitue une pièce maitresse très importante pour l’obtention de votre visa. Il atteste de l’existence du stage et de la durée de celui ci. Il ne faut surtout pas le négliger. J’ai dû le faire refaire plusieurs fois à mon entreprise japonaise car il n’était pas assez précis. Seul le document original avec le cachet est accepté donc tout comme la convention de stage, ce document m’a été envoyé par l’entreprise japonaise en chronopost (EMS)

11) Documents présentant la structure d’accueil (brochures, copies du site internet…)

12) Preuve(s) d’hébergement pour toute la durée du séjour (réservation d’hôtel, bail, famille d’accueil (lettre d’invitation)…)

13) 3 derniers relevés de compte bancaire du demandeur. Il faut donner les originaux ou alors les duplicatas délivrés par votre banque avec un tampon.

14) Programme de séjour à télécharger ici.

Il précisera les dates d’arrivée et de départ prévues ainsi que les coordonnées complètes du lieu d’hébergement.

Normalement avec vos relevés bancaires, si vous justifiez que vous avez assez de revenus pour subvenir à vos besoins durant votre stage au Japon, vous n’avez en principe pas besoin de garant. Pour ma part, j’ai donné les 3 derniers relevés de mon compte de développement durable avec pour solde à peu près 10 000 euros et du coup, ils m’ont pas demandé de garant.

Si vous êtes trop juste avec vos relevés bancaires, il va vous falloir un garant et dans ce cas présenter les documents suivants :

1) Lettre de prise en charge d’une personne pouvant se porter financièrement garant pour le demandeur pendant son séjour au Japon

2) Copie d’une pièce d’identité en cours de validité du garant

3) 3 derniers relevés de compte bancaire du garant

4) 3 dernières fiches de paye du garant

Cela fait donc pas mal de documents à réunir mais il faut retenir que les 2 documents les plus importants sur lesquelles vont se baser l’immigration sont :

– la convention de stage

– la lettre d’acceptation de l’entreprise d’accueil

Le visa de stage, une alternative au WHV !

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Lorsqu’on a déjà utilisé le PVT ou tout simplement lorsqu’on a plus de 30 ans, il devient difficile de partir au Japon pour une longue durée que ce soit pour y trouver du travail (sponsor) ou tout simplement comme moi y faire du business.

Une des options classiques est de partir en visa étudiant mais cela est très couteux en plus de payer l’école, il faut justifier de garantie financière pendant toute la durée des études.

Le visa de stage a été pour moi la seule alternative de pouvoir rester longtemps au Japon sans dépenser des sommes astronomiques. Avec un visa de stage de 6 mois + 3 mois en tourisme dans lequel je vais étudier le japonais. Cela fait quand même 9 mois au Japon.

Le visa de stage m’a coûté seulement 21 euros et j’ai une date limite de 3 mois pour partir. A compter de mon entrée au Japon, le visa durera 6 mois.

Mon stage est non rémunéré mais il s’agit en fait d’un visa culturel. Et il est possible avec un visa culturel de demander un permis de travail pour 28 heures maximum hebdomadaire au même titre que le visa étudiant.

Mais je vais reprendre mon petit business une fois la bas. Quand je vous avais parlé de mon projet d’expatriation, je me rends compte que ma stratégie à totalement changé !!

Plutôt que de rester en France à faire ma reconversion, je préfère démarrer ma reconversion au Japon en effectuant des stages. Je suis issu d’une formation comptable et je n’ai jamais travaillé dans le WEB si ce n’est juste avec mon blog et c’est donc au Japon que j’aurais ma première expérience dans le WEB grâce au visa de stage !

Pendant toute la durée de mon visa de stage, je vais me démener pour trouver un stage rémunéré avec COE pour 2017, ce sera beaucoup plus facile pour moi en étant sur place. Ainsi, je pourrais enchaîner des expériences professionnelles pertinentes pour ma reconversion et le tout directement au Japon.

Pour ce qui est de ma formation dans le WEB, je n’en ai pas, je me forme en autodidacte et je compte apprendre sur le tas pendant mes stages !

  • densha

    Bravo,ton blog fait parti de mes favoris et je regrette pas,merci pour tes conseils et bonne continuation.
    Je serais intéressé pour un parrainage 😉

    • mertel

      C’est fait Densha 😉 tu recevras un email très prochainement de l’organisme 🙂

  • Kyo

    Coucou! D’abord bravo pour ton blog extrêmement complet.

    Je suis tombé par hasard sur cet article et je dois avouer me sentir plutôt chanceux car pour quelques jours prêt il me concerne…Je ne suis pas encore sûr d’avoir un stage au Japon loin de la, cependant si je dois partir ce sera sous peu. Je me demandais sous combien de jours as tu obtenu ton visa une fois que tu en as fait la demande, je n’ai pas pu obtenir cette information en lisant ton article mais peut être l’ais-je loupé.

    En effet, j’ai cru comprendre qu’une procédure sans COE peut amener à un visa obtenu dans un délai de 3 à 5 jours, en revanche avec le COE ce serait apparemment beaucoup plus long et le bureau de l’immigration japonais peut mettre 1 à 3 mois pour l’envoyer. Je ne sais pas si tu as des infos la dessus, mais du coup moi je me dis qu’il vaut mieux que je fasse ça sans COE si je veux être dans les temps, mais peut être ais-je tort?

     » Le COE est obligatoire pour les stages rémunérés et surtout si vous effectuez un stage sans convention et dans ce cas sans être étudiant ! »

    Pour les stages rénumérés en général j’ai un doute, d’après ce que j’avais compris en me renseignant via l’ambassade, les stages rénumérés de moins de 90 jours doivent effectivement être obtenu avec COE, les stages non obligatoires dans le cursus d’étude également, mais ce n’est pas le cas pour les stages rénumérés ET obligatoires…Oui je sais c’est bizarre xD Mais c’est une précision importante, je le glisse la au cas ou il y aurait des gens concernés qui passent par ici ^^ Mais je ne suis pas sûr, je ne sais pas si tu peux confirmer ou pas, mais c’est ce qui semble être marqué en haut de cette page (dernière maj le 15 janvier):
    http://www.fr.emb-japan.go.jp/consulaire/visa/stage_lg.html

    Encore bravo pour ton article comme ton blog que je viens à peine de découvrir mais qui déchire! 😉

    • mertel

      Salut Kyo 🙂

      Pour la procédure sans COE, si tu réunis les principaux documents et que l’ambassade n’a pas de doute sur ton dossier, c’est en général très rapide ! J’ai déposé ma demande le lundi matin et j’ai une eu la décision sur place, je suis revenu récupérer mon visa Mercredi. Donc le visa est disponible sous 48 heures si le dossier est impeccable !

      Pour la procédure avec COE, c’est en principe la même chose à partir du moment où tu donne l’original de ton COE,l’ambassade te donne sa décision sur place avec un délai d’obtention de 3 à 5 jours. Par contre, le COE en lui même est assez long à obtenir, tout dépend de ton entreprise d’accueil, si ils y mettent du coeur ou pas. Les grosses multinationales font appel à des cabinets d’avocats pour accélérer la procédure mais en général la petite entreprise du coin ne veut pas se prendre la tête à faire un COE.

      En gros, si tu n’as pas ton COE et que tu pars en stage incessamment sous peu, il vaut mieux faire la procédure sans COE, car cela va te prendre du temps d’avoir ton COE (cela peut mettre 3 mois, c’est pour ça qu’il faut s’y prendre à l’avance pour le COE).

      Si le COE n’est pas obligatoire pour les stage obligatoires ET rémunérés, c’est donc une excellent nouvelle ! Le site de l’ambassade prête à confusion, il faudrait les appeler pour avoir une véritable confirmation.

      Merci pour tes encouragements et bon stage 😉

      • Kyo

        Merci pour ta réponse, tu me rassures! J’essayerai de les appeler en début de semaine prochaine pour avoir cette info, je la mettrai ici si ça peut être utille.

        J’aurais sans doute quelques questions supplémentaires dans les prochains jours que je demanderai ici aussi ^^

        Merci à toi pour tes encouragements aussi en tout cas! Ce serait génial de pouvoir se croiser au Japon un de ces 4. Si j’ai la chance d’y aller, ce serait vers début mars en tout cas.

        • mertel

          Je t’en prie Kyo 😉

          Tiens nous au courant pour l’ambiguité…

          Pour tes questions, n’hésites pas à les poser par commentaires dans les articles concernées.

          Pas de souci, pour se croiser au Japon. Tu peux me contacter via ma page Facebook (tu peux la liker au passage 😉 ) ou alors par email : nipponoob@gmail.com

          A bientôt 🙂

          • Kyo

            Re! Alors pour ceux que ça intéresse le site est effectivement mal foutu puisque même les stages obligatoires peuvent être indemnisés mais pas rénumérés si on fait la procédure sans COE.

            Du coup je ne sais pas trop quoi en penser, si c’est pour toucher une indemnisation de 80 000 yens par exemple ça passe mais si ça ne doit pas dépasser 20 000 par exemple ça semble plus compliqué…La femme ne semblait pas capable de me donner un plafond précis au téléphone, je ne sais pas si tu as des infos là-dessus mertel? Ton stage à toi est indemnisé?

            Du coup je suis en réflexion la…Je réfléchis même à faire ma convention de stage et partir en working holiday (visa beaucoup plus facile à obtenir…il n’y aura pas de droit de regard sur mon stage et mon salaire, et après tout j’y vais aussi pour progresser en japonais ce qui doit être la raison principale du voyage en WHP), mais bon je ne sais pas si c’est très légal, tout est question d’interprétation et si je leur en parle je doute qu’ils interprètent comme moi le truc en mode « bon bah c’est bon le but principal de son voyage c’est le japonais et pas le stage » ^^

            • mertel

              Merci pour ton retour ! C’est bien ce qu’il me semblait, pour être rémunéré pendant son stage, il faut un COE.

              Mon stage n’est ni rémunéré et ni indemnisé 🙁

              Par contre, je ne sais pas quel est le plafond de l’indemnisation.

              Je te conseille de faire la procédure sans COE pour voir si ça passe.

              Ne gaches pas ton PVT. Car tu peux l’utiliser pour dire à ta boite de t’embaucher avec ton pvt pour ensuite te sponsoriser pour un visa de travail si tu comptes t’installer au Japon.

              En gros, tu fais ton stage indemnisé, tu y fais tes preuves, puis tu demandes à y être embauché en PVT. Ils vont accepter car ils n’ont aucune démarche à faire. Et qui sait durant ton PVT si tu perces bien, ils peuvent t’embaucher 🙂

              Tentes la procédure sans COE 😉

              • Kyo

                Ok merci pour tes infos, je vais suivre ton conseil alors!

                Par contre j’ai un doute: en imaginant que mon dossier soit refusé pour une indemnisation trop élevée est ce que tu sais s’il est possible de changer directement l’indemnisation sur la convention (avec par exemple une lettre de l’entreprise qui atteste qu’elle est d’accord avec le nouveau salaire…en plus ça les arrangerait) ou alors l’ambassade sera intransigeante et je devrai redemander une nouvelle convention de stage et écrire une nouvelle indemnisation pour pouvoir partir?

  • mertel

    Franchement tant que ça dépasse pas 100 000 yen, je pense que ça passe. Car l’indemnisation sous entend couvrir ton loyer, la nourriture et toutes les dépenses connexes. Si tu touches plus que 200 000 yens, là il te faudra un COE.

    Ce que je peux te conseiller, c’est de donner un document supplémentaire à l’ambassade qui répertorie toutes tes dépenses avec un justif pour le loyer. Comme sa ils pourront considérer ta rémunération comme une indemnisation. Par indemnisation on entend les dépenses qui couvrent tous les frais te permettant de faire ton stage, tu peux même y inclure le billet d’avion.

    Fait un document carré où tu spécifie toutes tes dépenses et que cela va correspondre à ton indemnisation (loyer, facture téléphone, internet, courses alimentaires,)

    Si jamais ils refusent ton visa ce que je doute très fort si tu fais bien ce que je t’ai dit et bien tu redemandes à ton entreprise de te refaire une lettre d’acceptation avec mention complémentaire pour la convention de stage concernant ton indemnisation !

    Gamabatte Kudasaï dans tes démarches 🙂 et tiens nous au courant sur le blog 🙂

    • Kyo

      Ca marche, et merci pour ces précisions 🙂

  • Bn

    Hey salut,

    Je laisse un message pour te féliciter quant à l’obtention de ton Visa de Stage, mais aussi te remercier pour tout le travail que tu as fourni sur ce fameux Blog que j’ai longuement scruté =). Je suis actuellement à Tokyo (WHV) avec un ami depuis seulement deux semaines et j’ai beaucoup appris grâce à ton blog et ceux sùr de nombreux points concernant la vie au japon. Pour ma part je commence un cursus de Trois mois à l’école Akamonkai en avril pour apprendre le Japonais, et souhaite continuer sur un visa étudiant (peut-être, une réflexions s’impose concernant les différents pays que j’aimerais visiter par la suite…)

    Je te souhaite bonne chance pour ton stage et plein de nouveaux sujets pour ton blog 😉

    • mertel

      Merci pour tes encouragements Bastien et Bienvenue dans mon blog 🙂